Controle e emissão de notas fiscais para e-commerce: os 5 principais erros

No que diz respeito à emissão de notas fiscais, um e-commerce é muito parecido à uma loja física, ou seja, são necessários procedimentos e cuidados para garantir que o negócio esteja em dia com o Fisco. 

É comum que alguns empreendedores, especialmente aqueles que estão iniciando no mundo dos negócios, acreditem que não há problemas em manter a venda de produtos na informalidade. Esse é um erro grave! 

Se você também está começando o seu e-commerce fique atento e confira algumas das nossas dicas para estar dentro da legalidade e evitar transtornos. Nesse artigo vamos falar sobre o controle e emissão de notas fiscais para e-commerce e o que você deve fazer para manter tudo em dia.

O que é a Nota Fiscal e para que ela serve no e-commerce?

Toda empresa é obrigada a enviar para os órgãos públicos informações relativas ao seu faturamento.  A Nota Fiscal é um documento oficial que registra uma venda realizada pela sua empresa. Sempre que o seu negócio receber um pagamento de um cliente será necessário emitir uma Nota Fiscal. 

Portanto, a Nota Fiscal comprova que houve uma troca comercial, oficializando as transações realizadas. Também é através dela que o escritório de contabilidade poderá apurar a cobrança de impostos que devem ser pagos.

No caso de uma fiscalização da Receita Federal por exemplo, será necessário apresentar as Notas Fiscais emitidas. Outro ponto muito importante é a garantia concedida ao comprador, pois é a Nota Fiscal que comprova que o cliente realmente pagou por aquele produto. 

Além disso, o controle das Notas Fiscais é um importante aliado na gestão financeira de qualquer negócio.

Agora que você já entendeu porque a emissão de Nota Fiscal é tão importante para o e-commerce, vamos falar sobre os erros que o seu negócio não deve cometer.

1º: Não emitir Nota Fiscal

Parece um pouco óbvio que a Nota Fiscal deve ser emitida, mas infelizmente muitos empreendedores cometem esse erro grave na tentativa de pagar menos impostos. Não emitir Nota Fiscal é crime e, além de multa, pode resultar em reclusão.

Outro ponto importante a considerar é a imagem do negócio perante o cliente. Os e-commerces que emitem Nota Fiscal corretamente dão mais segurança e credibilidade ao comprador.

2º: Confundir a Nota Fiscal com o DANFE

Se você ainda está iniciando no mundo dos negócios não se preocupe, pois essa é uma dúvida muito comum: Qual a diferença entre o DANFE e a Nota Fiscal?

Primeiro, é preciso compreender que esses documentos tem finalidades diferentes: DANFE é a abreviação de Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Como o próprio nome já diz, ele é um documento complementar e apenas apresenta, de forma resumida, as principais informações da Nota Fiscal:

  • Chave de acesso
  • Endereço do remetente
  • Nome e CNPJ do emitente
  • Valor e quantidade do produto

Normalmente, no e-commerce o DANFE é enviado junto com o produto para o cliente, mas ele não substitui a Nota Fiscal. O DANFE não possui validade jurídica, por isso, nesses casos, a Nota Fiscal ainda precisa ser enviada para o cliente eletronicamente.

3º: Não saber qual o tipo de Nota Fiscal que deve emitir

“Que tipo de Nota Fiscal devo emitir no meu e-commerce?” 

Essa é outra dúvida comum dos nossos clientes quando começam a vender online ou estão fazendo o processo de abertura de empresa. Não se preocupe! A Brasct é expert em e-commerces e sabemos tudo que é necessário para garantir que o seu negócio funcione dentro da lei! 

Existe um tipo de Nota Fiscal específico para cada situação, portanto, pode ser que o seu e-commerce emita mais de um tipo. Fazer a emissão corretamente garante que você não pague nem mais e nem menos impostos do que é devido. Os principais tipos de Nota Fiscal para e-commerce são:

Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e): 

Quando efetuar a venda de produtos que sejam bens físicos ou tangíveis no seu e-commerce.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): 

Esse é o documento que registra a prestação de um serviço, seja entre empresas ou entre uma empresa e uma pessoa física.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): 

Emitida para transporte de cargas por via rodoviária, ferroviária, aérea ou fluvial. Essa Nota Fiscal é importante para conferir as alíquotas do ICMS de transportes interestaduais.

4º: Não armazenar as Notas Fiscais com cuidado

Sabia que os órgãos fiscalizadores podem exigir a apresentação de documentos fiscais por um período de até cinco anos? Para garantir o armazenamento adequado e o controle desses documentos o que mais indicamos é a utilização de um bom ERP.

Além de auxiliar no controle e armazenamento dos documentos fiscais, um software específico para e-commerces também fará a emissão da Nota Fiscal, reduzindo assim a probabilidade de erros. 

No último artigo falamos um pouco sobre uma plataforma excelente para e-commerces, com planos muito econômicos: o Bling (link)

5º: Não ter atenção às principais siglas presentes nas Notas Fiscais

Você não precisa entender tudo de contabilidade, especialmente quando confia em um bom escritório de contabilidade, que cuida de tudo para você, como a Brasct. Entretanto, como gestor é sempre bom saber os principais termos e assim não cometer erros quando precisar fazer a emissão de uma Nota Fiscal no seu e-commerce.

Abaixo seguem os principais exemplos de siglas que você vai encontrar nas Notas Fiscais:

CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): utilizada para identificar a circulação de produtos no país e, assim, saber quais impostos recolher. 

O primeiro determina o local do destinatário:

  1. entrada e/ aquisição de serviços do estado;
  2. entrada e/ aquisição de serviços de outras unidades federativas;
  3. entrada e/ aquisição de serviços de fora do país;
  4. saídas ou prestação de serviços para o estado;
  5. saídas ou prestação de serviços para outros estados;
  6. saídas ou prestação de serviços para o exterior.

NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): código composto por 8 dígitos, utilizado para identificar mercadorias comercializadas entre Brasil, Paraguai, Uruguai, Argentina.

CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas): código nacional que identifica a atividade econômica de uma empresa. 

Na Brasct nós falamos muito sobre a importância de escolher corretamente o CNAE no momento de abrir empresa.

A Brasct é um escritório de contabilidade com mais de 48 anos de experiência. Além disso, trabalhamos com uma equipe muito empenhada, que é especialista em e-commerces e negócios digitais. Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo!


Controle e emissão de notas fiscais para e-commerce: os 5 principais erros


Controle e emissão de notas fiscais para e-commerce: os 5 principais erros





3 tendências em alta para o mercado online de autopeças


3 tendências em alta para o mercado online de autopeças





Como funciona a tributação e o pagamento de impostos numa loja virtual?


Como funciona a tributação e o pagamento de impostos numa loja virtual?



Por que o ERP é a ferramenta mais importante para o e-commerce?

Você já usa um ERP para gerenciar a sua empresa? Se não, você pode estar limitando o crescimento do seu negócio! Os empresários que ainda não conhecem essa ferramenta nem imaginam as oportunidades que podem estar perdendo. Um ERP garante agilidade, precisão e segurança para os processos da sua empresa.

Quando falamos de e-commerce, essa ferramenta se torna especialmente importante. Isso porque as empresas costumam ter diversos canais de venda, o que torna essencial o controle centralizado e automatizado de todas elas. A seguir, vamos explicar melhor por que o ERP é a ferramenta mais importante para o e-commerce.

O que é um ERP

Um ERP é um software de gestão empresarial. ERP é uma sigla em inglês para “Enterprise Resource Planning”, que quer dizer Planejamento de Recursos Empresariais. Com um ERP, você gerencia a sua empresa como um todo, cuidando de todos os processos dentro de um único sistema.

Antes de existirem os ERPs, só havia sistemas modulares, ou seja, sistemas separados para cada processo, como emissão de notas, compras, financeiro, etc. Usar sistemas modulares faz com que os processos não sejam centralizados. Dessa forma, muita coisa ainda precisa ser feita de forma manual.

Se você tem muitos canais de venda, é inviável gerenciar tudo sem que haja um processo automatizado, ou seja, sem a necessidade da sua intervenção constante. É o caso das empresas de e-commerce que vendem em diversos marketplaces, especialmente quando há preços e kits diferentes em cada um deles.

Dessa forma, somente um ERP permite que você tenha um controle automatizado e integrado do seu negócio. Fazer os processos manualmente, além de improdutivo, impede o crescimento da sua empresa. Por isso, o ERP é uma ferramenta cada vez mais indispensável para a competitividade no comércio digital.

Funcionalidades do ERP

O ERP permite que você administre todos os processos da sua empresa em um único software. Nele, você consegue cuidar de cada necessidade do seu e-commerce. Essas são algumas das funções que um ERP oferece:

  • Emissão de notas fiscais: fazer as emissões através do ERP é muito mais organizado do que usar os emissores de cada marketplace em separado. Não é necessário fazer configurações e inserir dados repetidos a cada emissão. 
  • Registro de todas as operações: isso garante uma boa gestão de compras e de vendas, além de te fornecer dados estratégicos sobre esses processos para que você possa avaliá-los melhor. As informações de todos os canais de venda ficam disponíveis num só lugar.
  • Gestão de estoque: com o ERP, você pode acompanhar de forma sempre atualizada os produtos disponíveis no seu estoque, tornando o processo de reposição mais assertivo e possibilitando o planejamento de promoções e outras estratégias para dar vazão a produtos.
  • Organização dos processos financeiros: o software facilita o controle de processos como fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber, etc. Também é possível gerar relatórios que ajudam a avaliar a situação da empresa de forma objetiva.
  • Automação dos processos logísticos: o ERP tem integração com outras plataformas, fazendo com que os processos logísticos também possam se tornar mais independentes da sua ação constante.

Processo de implementação do ERP

Não basta contratar um ERP. É preciso implementá-lo e usá-lo corretamente. Algumas empresas costumam contratar um ERP e não implementá-lo de forma adequada. Com isso, o empreendedor acha que o software não está ajudando e acaba por cancelá-lo.

O ideal é usar um ERP desde o começo do seu e-commerce, porque é mais fácil implementá-lo nessa fase. Isso porque o negócio já desenvolvido tem muito mais operações a serem migradas para o ERP, o que torna o processo bem mais complexo.

Quando se trata de micro e pequenas empresas, muitas vezes os empreendedores acham que ainda não é necessário automatizar os processos, planejando fazer isso só quando crescerem. Mas a situação é a contrária: essa implementação é o que vai permitir o crescimento da empresa.

Implemente um ERP no seu e-commerce!

Deu para entender por que o ERP é a ferramenta mais importante para o e-commerce? A Brasct é um escritório de contabilidade em São Paulo especializado na implementação de ERPs para empresas do comércio eletrônico. Se você vende seus produtos online, mas ainda não utiliza um ERP, conte com a Brasct para te ajudar a implementá-lo na sua empresa. 

Os clientes da Brasct ainda contam com uma grande oportunidade: 3 meses de acesso gratuito ao ERP Bling, Sistema de Gestão Empresarial Integrado (ERP) para E-commerce. CUPOM DE DESCONTO: #BRASCT 


O Bling é um dos ERPs mais usados e acessíveis. Ele funciona de forma totalmente online e permite a integração com mais de 250 plataformas de e-commerce, marketplaces e transportadoras. Torne-se um parceiro da Brasct e aproveite essa vantagem!


Shopee: nova taxa para vendedores CPF


Shopee: nova taxa para vendedores CPF





Dropshipping na Shopee: vale a pena fazer?


Dropshipping na Shopee: vale a pena fazer?





Por que o ERP é a ferramenta mais importante para o e-commerce?


Por que o ERP é a ferramenta mais importante para o e-commerce?