O controle do Fluxo de Caixa é essencial para qualquer empresa que deseja manter-se financeiramente saudável. A rotina de um restaurante já é por si só agitada e imprevisível. Há dias, ou até mesmo semanas, com mais ou menos movimento. Isto significa que as entradas e saídas financeiras podem variar muito ao longo do mês.
Muitas das questões que vamos esclarecer neste texto aplicam-se também à lanchonetes, bares, cafeterias, entre outros. O escritório de contabilidade é um grande parceiro nesse processo, pois ajuda os gestores a apurar e classificar corretamente cada uma das receitas e despesas, calcular os impostos e fazer os controles contábeis; além de instruir acerca da conciliação bancária, indicar ferramentas de gestão e identificar formas de otimizar a movimentação financeira.
O que deve ser incluído no Fluxo de Caixa de um restaurante?
Todas as movimentações financeiras da empresa devem estar descritas no Fluxo de Caixa. Isso inclui receitas, despesas, contas a pagar, contas a receber, empréstimos, reembolsos, rendimentos e desvalorizações de investimentos, entre outros.
No Fluxo de Caixa de um restaurante as despesas precisam estar todas relacionadas, sejam elas fixas ou variáveis; ou seja, precisam ser lançadas as contas de aluguel, energia elétrica, folha de pagamento, além de despesas com fornecedores, alimentos, empréstimos bancários e todas as demais.
Que ferramenta utilizar para fazer o Fluxo de Caixa?
Caso o restaurante ou a lanchonete não possuam um software para a gestão financeira, o fluxo de caixa pode ser feito em uma planilha do Excel. Desde que todas as contas sejam cuidadosamente lançadas, se possível diariamente, o Fluxo de Caixa pode ser feito em uma planilha no computador.
Em uma planilha do Excel o trabalho precisará ser feito manualmente. As linhas podem ser utilizadas para especificar as entradas e saídas. Nas primeiras linhas, pode-se categorizar as vendas pela forma de pagamento (dinheiro, cartão de crédito, cartão de débito, pagamento online) e, em seguida, formatar uma célula para apresentar a soma das linhas anteriores em “Total das Entradas”.
As despesas também precisarão ser especificadas e categorizadas nas linhas subsequentes. Da mesma forma como foi feito para as entradas, ao final, é preciso apresentar o “Total das Saídas”. Além disso, a planilha precisará apresentar o saldo anterior, o resultado das entradas subtraído das saídas, o saldo acumulado, empréstimos e o saldo final.
Para uma visão mais clara da gestão financeira o mais indicado é incluir no Fluxo de Caixa do restaurante as entradas e saídas previstas e o realizadas de cada mês. Dessa forma, é mais fácil perceber quais contas precisam ser ajustadas.
No entanto, fazer o Fluxo de Caixa em uma planilha do Excel pode limitar as possibilidades de análise. O mais indicado é requerer o auxílio de um bom escritório de contabilidade que possua um software de gestão próprio. Dessa forma, fica muito mais fácil e rápido fazer não só a gestão financeira, como toda a contabilidade da empresa. Além disso, um software adequado pode gerar relatórios financeiros e contábeis adequados às necessidades do restaurante.
Como categorizar receitas e despesas no Fluxo de Caixa?
A categorização das entradas e saídas do Fluxo de Caixa é muito importante para que o gestor tenha uma visão macro da empresa.
No entanto, é necessário ter atenção, pois ao criar muitas categorias a apuração dos dados fica complexa e a leitura comprometida.
O ideal é que o Fluxo de Caixa permita ao administrador ter uma visão clara dos números e da realidade financeira da empresa. Os tributos por exemplo podem ser classificados em duas categoria, uma para os tributos do Simples Nacional e outra para os demais tributos.
Outra indicação valiosa é não utilizar a categoria “Outros”, pois os gastos e receitas não previstos passam a ser registrados nessa categoria e assim os relatórios ficam imprecisos, confusos e divergentes.
Quais são as vantagens de fazer um Fluxo de Caixa detalhado para bares ou restaurantes?
Além do controle financeiro e de uma visão clara da situação real da empresa, um Fluxo de Caixa bem feito é essencial para a tomada de decisões administrativas. Ao acompanhar regularmente e com precisão o movimento financeiro do restaurante, os gestores podem antever problemas no orçamento e encontrar soluções mais rapidamente.
Ademais, o Fluxo de Caixa permite que o restaurante possa ajustar as datas de pagamentos das contas para aquelas que são mais convenientes; cobrar clientes inadimplentes no prazo adequado para não comprometer os compromissos financeiros; fazer projeções de receitas e despesas para os próximos períodos e ter solidez para fazer investimentos e melhorias.
Um escritório de contabilidade de confiança orienta seus clientes na elaboração e manutenção de um Fluxo de Caixa apurado e preciso. Manter a saúde financeira de um restaurante é uma tarefa muito mais simples quando se pode contar com uma boa contabilidade.
