Para as transações realizadas em marketplaces utiliza-se a nota fiscal eletrônica, afinal, todo o processo das vendas ocorre online.
As notas fiscais eletrônicas possuem algumas vantagens, como a facilidade de organizá-las e encontrá-las, por meio do arquivamento em nuvem; além da possibilidade de gerá-las automaticamente, através de um software que faz todo o processo.
Os tipos de nota fiscal eletrônica
Existem dois tipos de nota fiscal eletrônica: a nota fiscal de produto (NF-e) e a nota fiscal de serviço (NFS-e). A NF-e também é conhecida como nota fiscal de mercadoria ou de venda. Ela é destinada à comercialização de produtos físicos. A NFS-e também é chamada de nota fiscal municipal. Ela é usada na venda de serviços digitais, como cursos online, por exemplo.
Ademais, a NFS-e também é usada para serviços afiliados, como o Uber e o Airbnb, que cobram uma comissão em troca de uma intermediação de vendas; afinal, esse também é um serviço digital. Os marketplaces também funcionam de maneira semelhante, pois conectam o cliente ao prestador do serviço ou do produto.
Em outras palavras, podemos dizer que todo marketplace também é um serviço afiliado, uma vez que é responsável pela intermediação da compra. Por isso, os marketplaces têm dois clientes há cada transação: o lojista e o consumidor final.
Como funciona a emissão de notas fiscais em um marketplace?
Quando uma venda é realizada, primeiro o fornecedor emite uma nota fiscal de produto (NF-e) para o cliente. A seguir, o marketplace deve emitir uma nota fiscal de serviço (NFS-e) para a empresa que realizou a venda.
A seguir, vamos falar de três desafios relacionados à emissão de notas fiscais para marketplace.
1. Escolha do modelo de emissão da nota fiscal
Existem duas modalidades para emissão da nota fiscal eletrônica: a emissão por transação e a emissão por valor acumulado. Na primeira, a emissão da nota fiscal é feita a cada vez que a empresa fornecedora faz uma venda no marketplace. Já na segunda, é gerada uma única nota para todas as vendas de serviços realizadas em um determinado período.
A vantagem da emissão por transação é que, caso seja solicitado o estorno de uma compra, os impostos relacionados especificamente a essa compra podem ser cancelados. Por outro lado, a principal desvantagem é o acúmulo de documentos.
Já a emissão por valor acumulado tem a vantagem de gerar um número muito menor de documentos, o que facilita o processo contábil e simplifica a experiência das empresas que contratam o marketplace. A desvantagem é a dificuldade em retirar os impostos de pagamentos estornados, pois os tributos de todas as vendas estarão juntos.
O modelo de emissão por transação é o padrão. De modo geral, para adotar o modelo de emissão por valor acumulado é preciso adquirir uma autorização das autoridades fiscais.
2. Formas de legalização dos vendedores
É possível vender produtos pela Internet utilizando apenas o CPF, mas nem todos os marketplaces aceitam essa opção. Quando o vendedor é pessoa física, o pagamento de impostos pode ser feito por meio do carnê-leão de pessoas físicas. No entanto, como a carga tributária geralmente é mais alta, a formalização pode valer a pena.
Nos casos em que o vendedor é pessoa jurídica, as vendas devem ser acompanhadas da emissão de nota fiscal. Se o vendedor for um micro empreendedor individual (MEI), ele só é obrigado a emitir nota fiscal para pessoas jurídicas, sendo opcional a emissão para pessoas físicas. No entanto, se o cliente, mesmo sendo pessoa física, solicitar a nota, o vendedor também deve gerá-la.
Para as microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte (EPP) a emissão de nota fiscal é obrigatória em todas as vendas.
De maneira geral, para fazer a emissão das notas fiscais, primeiro é necessário ter um Certificado Digital, feito por meio de uma autoridade fiscalizadora ligada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). O Certificado Digital funciona como uma assinatura digital e garante a autenticidade dos acessos aos sistemas do governo.
É importante ressaltar que, mesmo nas situações em que as vendas são realizadas por CPF ou por MEI para pessoas físicas, apesar de não ser obrigatória a emissão da nota fiscal, ela ainda é recomendável. A nota fiscal garante a proteção de ambas as partes e facilita a organização das vendas. Além disso, ela traz mais credibilidade para o negócio.
O site da prefeitura fornece mais informações sobre a emissão de notas fiscais nas vendas feitas por CPF, mas você também pode consultar um escritório de contabilidade de confiança.
3. Especificidades de cada prefeitura
As notas fiscais de produto são geradas pelo sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa está sediada.
Já as notas fiscais de serviço são geradas pela prefeitura do município em que a empresa está sediada. Isso pode ser um pouco confuso para quem ainda está começando pois cada prefeitura solicita as informações de maneira diferente; algumas pedem o certificado digital, outras exigem login e senha, dentre outras formas.
Além disso, algumas prefeituras não aceitam a integração automática para a geração de notas fiscais e, nesses casos, o processo precisa ser feito manualmente. Além disso, também ocorrem muitos casos de instabilidade nos sites das prefeituras, o que dificulta a emissão das notas fiscais.
Quer entender mais sobre o assunto?
A emissão de notas fiscais para marketplace pode ser um tema um pouco complicado, mas é natural ter essa sensação quando você entra em contato com esse tema pela primeira vez.
Se o seu desejo é empreender nessa área, não deixe que desafios como esses te impeçam de fazê-lo. Você pode contar com o apoio de um bom escritório de contabilidade para te auxiliar em todas as etapas. A Brasct possui anos de experiência e sabemos os detalhes necessários para o bom funcionamento de um marketplace. Além de fazer a assessoria contábil também possuímos amplo conhecimento em gestão empresarial e estamos preparados para oferecer treinamentos e fazer a sua empresa crescer.
