Controle de estoque: dicas para a gestão do seu e-commerce

Nos últimos 5 anos, o comércio on-line vem ultrapassando recordes de vendas; mas para que uma empresa seja bem sucedida no mundo digital é imprescindível fazer um controle de estoque eficiente e preciso. 

O bom gerenciamento de estoque de um e-commerce é fundamental para a satisfação dos clientes, uma vez que os produtos estão disponíveis para várias pessoas em todo o país e as vendas podem ser concretizadas a qualquer hora do dia ou da noite.

Drop shipping x Estoque regular

Regra geral, os e-commerces adotam dois tipos de estoque: Drop Shipping ou Estoque Regular. O Drop Shipping consiste em realizar as compras de acordo com a demanda; ou seja, o item é solicitado ao fornecedor depois que a compra é efetivada. Basicamente, a loja virtual não possui estoque próprio.

Já o Estoque Regular é o modelo tradicional, ou seja, a empresa adquire previamente os produtos que vão estar disponíveis na loja virtual. Para esse tipo de estoque, os desafios são os mesmos das lojas físicas: risco de perda, roubo, extravio, devoluções, espaço, conservação, limpeza, organização, etc.

Como minimizar os riscos

Existem formas de minimizar os riscos e assegurar o cumprimento de normas e processos. Nesse artigo fornecemos dicas essenciais para fazer o gerenciamento do estoque de um e-commerce e melhorar a gestão de seu negócio.

1 – Inventário de Estoque e Inventário Permanente

Apesar das nomenclaturas parecidas, esses termos possuem significados diferentes. De forma bem resumida, enquanto o primeiro consiste em uma lista de itens, o segundo é uma forma de controle do estoque; abaixo vamos explicar em detalhes.

O Inventário de Estoque consiste em uma lista completa de todos os produtos de seu estoque, devidamente identificados e classificados. Todos os itens da sua empresa podem e devem ser inventariados, desde as mercadorias que você vende até os itens de escritório. A periodicidade de realização do inventário pode ser diária, semanal, mensal, etc.

Porém, no caso de um e-commerce, o estoque das mercadorias da loja online funciona melhor se estiver constantemente atualizado. Portanto, o gerenciamento mais indicado é o que chamamos de Inventário Permanente e consiste em uma forma de controle imediata. Nesse modo de gestão, a cada operação realizada na loja virtual é feita a baixa nos itens do estoque. Isso evita, por exemplo, que dois clientes comprem o mesmo produto.

Em suma, o mais indicado para um e-commerce é fazer os dois: possuir um controle que atualiza imediatamente o estoque e realizar periodicamente o inventário de estoque presencial.

2 – Mapeamento do Fluxo

O mapeamento do fluxo de entrada e saída dos produtos fornece uma estimativa de quando será necessário repor o estoque e ajuda o gestor a desenvolver uma visão mais clara do negócio.

Por meio do mapeamento do fluxo é possível observar, por exemplo, quais produtos tem maior ou menor volume de vendas, de quanto em quanto tempo os itens devem ser repostos no estoque, os índices de devoluções por produto, etc.

É importante lembrar que, além da compra e venda de produtos, existem outras situações que afetam a entrada e saída, como devoluções, trocas ou produtos com defeitos. Ademais, é preciso observar a sazonalidade e as datas comemorativas, pois as vendas podem variar muito de acordo com a época do ano.

3 – Organização e padronização do estoque

Além da gestão e organização dos itens no ambiente online, é imprescindível organizar e padronizar os produtos no espaço físico em que estão armazenados. O melhor é definir quais serão os parâmetros para a separação dos itens, além de dividir e classificar as secções.

Uma boa ideia é atribuir códigos aos itens do estoque. O código pode ser gerado de acordo com a natureza do produto e o local onde ele está armazenado. 

Outra dica valiosa é fazer um mapa para identificação dos locais de armazenagem. Existem softwares de gestão que facilitam esses processos e são uma boa alternativa para reduzir o tempo gasto em controles manuais. 

4 – Estudo do perfil de compra

Para quem ainda está começando pode ser difícil decidir entre possuir uma grande variedade de produtos ou muitos unidades de um mesmo produto. Alguns especialistas sugerem que o mais indicado é começar com pouca variedade, pois assim você pode adquirir apenas os itens que tem mais procura e expandir sua atuação no mercado aos poucos.

Outra estratégia é realizar pesquisas. Existem ferramentas que fornecem estimativas do volume de buscas de um determinado produto na Internet. É possível recolher informações sobre a região, faixa etária, poder econômico, entre outras características do seu cliente em potencial.

Porém, se você tem um negócio funcionando, já possui acesso a grande parte das informações de que precisa. Por meio da gestão do estoque e do mapeamento do fluxo você pode traçar o perfil de compra do seu público consumidor. 

Faça uma análise detalhada e criteriosa do histórico de vendas e cruze essas informações com a situação do estoque ao longo da semana, mês ou ano. Essa é uma estratégia importante para planejar com mais assertividade os futuros lançamentos. 

5 – Auditorias

Fazer auditorias de todos os processos é fundamental para identificar e corrigir falhas. Uma dica valiosa é programar as datas dessas conferências e realizá-las sem pressa. Caso não seja possível conferir tudo que é realizado, selecione itens ou períodos aleatoriamente. Se for identificada uma falha, revise todo o processo no qual ela foi gerada.

É importante conferir os pedidos, o recebimento das mercadorias, as notas fiscais e o estoque; ou seja, além do inventário programado é preciso também auditar o processo de inventário.

6 – Fornecedores e parceiros de confiança

Escolha empresas, profissionais e fornecedores que mantêm os compromissos, cumprem prazos e entregam um serviço de qualidade. Esses fatores também são essenciais para que o abastecimento de seu estoque, a entrega dos produtos, emissão de notas fiscais e pedidos, dentre tantos outros processos importantes ocorram conforme o planejado.

Um escritório de contabilidade especializado, por exemplo, faz muito mais que a contabilidade de seu negócio. Além da contabilidade, a Brasct atua nas áreas de análise e recuperação tributária e consultoria empresarial. 


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4 riscos de abrir uma empresa e como minimizá-los


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Organização: a importância de ter um sistema ou planilha de controle de estoque

Hoje abordaremos o seguinte tema: Organização: a importância de ter um sistema ou planilha de controle de estoque.

Como funciona o inventário?

 O inventário é a perícia de supervisionar o patrimônio. Se a lista de pertences da empresa, que normalmente encontra-se em um sistema ou planilha, confere com a veracidade.

Ao verificar o estoque, é importante que todos os itens registrados estejam em seu lugar. Também se faz necessário atualizar e organizar os itens constantemente.

Como se faz um inventário?

 Falando de forma conceitual, o inventário de um estoque é bem fácil de ser aplicado:

  1. É preciso levantar a quantidade de itens no estoque
  2. Então, observa-se em sistema ou planilha o que há em registro
  3. Por fim, é preciso verificar se os valores registrados para os produtos físicos batem com os dados do sistema

Mas não se engane, apesar do conceito ser relativamente simples, a realização da tarefa se faz mais difícil do que aparenta. É preciso um rigoroso controle.

Colocar todo o estoque em ordem é uma tarefa difícil, algumas empresas chegam a parar a produção, somente para conferir o inventário.

Normalmente, a ordem utilizada para classificação dele segue a modalidade ABC, mas você pode classificar de acordo com sua necessidade. Escolher quem ficará responsável pela tarefa e a duração de todo o processo também são etapas importantes para que se tenha agilidade e praticidade na organização.

Quais as vantagens e importância de fazer esta organização do estoque através das planilhas?

  • Evitando prejuízos

O controle do estoque permite que haja minimização das perdas, seja com produtos danificados, roubados ou mesmo aqueles que foram estocados de forma errada e que acabam se deteriorando.

A prática do controle de inventário de forma regular no estoque auxilia que os itens sejam contabilizados como patrimônio financeiro.

Não confie apenas no que há em registro no sistema. Tenha algo palpável para que a mercadoria esteja intacta e em condições de ser vendida quando o cliente procurar o produto.

  • Redução do desperdício

 O inventário possibilita, muitas vezes, o caminho a ser seguido na empresa, apontando entrada e saída de produtos.

Ao realizar estas verificações, você saberá, por exemplo, qual item está em maior quantidade no estoque e qual difere do que há em registro.

Imagine a situação: ao conferir sua planilha, você observa que existe uma caixa a mais de um determinado produto, além dos já registrados. Esse produto está próximo de perder a validade, mas através de controle mais eficaz, você pode criar uma promoção com ele. Assim, aumentam as chances da saída do produto e o descarte do mesmo é evitado.

A má movimentação dos itens também causa perda deles no estoque. Independente de quem guardou na prateleira errada ou quais caixas foram colocadas em locais que não eram adequados, com a prática do inventário, você evita ter de readquirir este material.

  • Atendimento ao cliente

Coloque-se no lugar do seu cliente. Imagine-o acessando seu site, se interessando pelo produto e percebendo que o valor é compatível com seu orçamento. O problema surge quando o produto escolhido não possui disponibilidade de estoque, pois, sua saída não foi registrada anteriormente. Complicado, não?

Pense no quão trabalhoso será para a equipe de atendimento ao cliente contornar a situação e, desfazer a insatisfação do comprador que não terá seu produto no prazo e que pode abrir uma reclamação contra a empresa porque pagou por um produto que nem ao menos sabe-se se chegará.

Agora imagine se isso for algo constante? Você perderá clientes e reputação.

Garanta a organização do seu estoque, mantenha tudo muito organizado, evite estes atritos com os clientes e não tenha mais perdas por não ter controle interno de entradas e saídas.

Confira seu inventário, faça isso periodicamente, realize uma boa gestão e com certeza terá bons retornos financeiros.

A BrasCont é uma Empresa de Contabilidade em Osasco – SP. Somos especialistas em contabilidade para o comércio varejista de autopeças. Se a sua principal preocupação é a redução de custos com impostos ou a sua folha de pagamantos, entre em contato!