Controle de estoque: dicas para a gestão do seu e-commerce

Controle de estoque: dicas para a gestão do seu e-commerce

Nos últimos 5 anos, o comércio on-line vem ultrapassando recordes de vendas; mas para que uma empresa seja bem sucedida no mundo digital é imprescindível fazer um controle de estoque eficiente e preciso. 

O bom gerenciamento de estoque de um e-commerce é fundamental para a satisfação dos clientes, uma vez que os produtos estão disponíveis para várias pessoas em todo o país e as vendas podem ser concretizadas a qualquer hora do dia ou da noite.

Drop shipping x Estoque regular

Regra geral, os e-commerces adotam dois tipos de estoque: Drop Shipping ou Estoque Regular. O Drop Shipping consiste em realizar as compras de acordo com a demanda; ou seja, o item é solicitado ao fornecedor depois que a compra é efetivada. Basicamente, a loja virtual não possui estoque próprio.

Já o Estoque Regular é o modelo tradicional, ou seja, a empresa adquire previamente os produtos que vão estar disponíveis na loja virtual. Para esse tipo de estoque, os desafios são os mesmos das lojas físicas: risco de perda, roubo, extravio, devoluções, espaço, conservação, limpeza, organização, etc.

Como minimizar os riscos

Existem formas de minimizar os riscos e assegurar o cumprimento de normas e processos. Nesse artigo fornecemos dicas essenciais para fazer o gerenciamento do estoque de um e-commerce e melhorar a gestão de seu negócio.

1 – Inventário de Estoque e Inventário Permanente

Apesar das nomenclaturas parecidas, esses termos possuem significados diferentes. De forma bem resumida, enquanto o primeiro consiste em uma lista de itens, o segundo é uma forma de controle do estoque; abaixo vamos explicar em detalhes.

O Inventário de Estoque consiste em uma lista completa de todos os produtos de seu estoque, devidamente identificados e classificados. Todos os itens da sua empresa podem e devem ser inventariados, desde as mercadorias que você vende até os itens de escritório. A periodicidade de realização do inventário pode ser diária, semanal, mensal, etc.

Porém, no caso de um e-commerce, o estoque das mercadorias da loja online funciona melhor se estiver constantemente atualizado. Portanto, o gerenciamento mais indicado é o que chamamos de Inventário Permanente e consiste em uma forma de controle imediata. Nesse modo de gestão, a cada operação realizada na loja virtual é feita a baixa nos itens do estoque. Isso evita, por exemplo, que dois clientes comprem o mesmo produto.

Em suma, o mais indicado para um e-commerce é fazer os dois: possuir um controle que atualiza imediatamente o estoque e realizar periodicamente o inventário de estoque presencial.

2 – Mapeamento do Fluxo

O mapeamento do fluxo de entrada e saída dos produtos fornece uma estimativa de quando será necessário repor o estoque e ajuda o gestor a desenvolver uma visão mais clara do negócio.

Por meio do mapeamento do fluxo é possível observar, por exemplo, quais produtos tem maior ou menor volume de vendas, de quanto em quanto tempo os itens devem ser repostos no estoque, os índices de devoluções por produto, etc.

É importante lembrar que, além da compra e venda de produtos, existem outras situações que afetam a entrada e saída, como devoluções, trocas ou produtos com defeitos. Ademais, é preciso observar a sazonalidade e as datas comemorativas, pois as vendas podem variar muito de acordo com a época do ano.

3 – Organização e padronização do estoque

Além da gestão e organização dos itens no ambiente online, é imprescindível organizar e padronizar os produtos no espaço físico em que estão armazenados. O melhor é definir quais serão os parâmetros para a separação dos itens, além de dividir e classificar as secções.

Uma boa ideia é atribuir códigos aos itens do estoque. O código pode ser gerado de acordo com a natureza do produto e o local onde ele está armazenado. 

Outra dica valiosa é fazer um mapa para identificação dos locais de armazenagem. Existem softwares de gestão que facilitam esses processos e são uma boa alternativa para reduzir o tempo gasto em controles manuais. 

4 – Estudo do perfil de compra

Para quem ainda está começando pode ser difícil decidir entre possuir uma grande variedade de produtos ou muitos unidades de um mesmo produto. Alguns especialistas sugerem que o mais indicado é começar com pouca variedade, pois assim você pode adquirir apenas os itens que tem mais procura e expandir sua atuação no mercado aos poucos.

Outra estratégia é realizar pesquisas. Existem ferramentas que fornecem estimativas do volume de buscas de um determinado produto na Internet. É possível recolher informações sobre a região, faixa etária, poder econômico, entre outras características do seu cliente em potencial.

Porém, se você tem um negócio funcionando, já possui acesso a grande parte das informações de que precisa. Por meio da gestão do estoque e do mapeamento do fluxo você pode traçar o perfil de compra do seu público consumidor. 

Faça uma análise detalhada e criteriosa do histórico de vendas e cruze essas informações com a situação do estoque ao longo da semana, mês ou ano. Essa é uma estratégia importante para planejar com mais assertividade os futuros lançamentos. 

5 – Auditorias

Fazer auditorias de todos os processos é fundamental para identificar e corrigir falhas. Uma dica valiosa é programar as datas dessas conferências e realizá-las sem pressa. Caso não seja possível conferir tudo que é realizado, selecione itens ou períodos aleatoriamente. Se for identificada uma falha, revise todo o processo no qual ela foi gerada.

É importante conferir os pedidos, o recebimento das mercadorias, as notas fiscais e o estoque; ou seja, além do inventário programado é preciso também auditar o processo de inventário.

6 – Fornecedores e parceiros de confiança

Escolha empresas, profissionais e fornecedores que mantêm os compromissos, cumprem prazos e entregam um serviço de qualidade. Esses fatores também são essenciais para que o abastecimento de seu estoque, a entrega dos produtos, emissão de notas fiscais e pedidos, dentre tantos outros processos importantes ocorram conforme o planejado.

Um escritório de contabilidade especializado, por exemplo, faz muito mais que a contabilidade de seu negócio. Além da contabilidade, a Brasct atua nas áreas de análise e recuperação tributária e consultoria empresarial.