Para garantir uma gestão financeira eficiente e adequada, é fundamental manter a contabilidade da sua empresa sempre atualizada e organizada. E isso só é possível por meio do envio mensal de alguns documentos essenciais à contabilidade.
Esses documentos são fundamentais para que os profissionais responsáveis possam realizar a análise das movimentações financeiras da empresa, fazer a conciliação bancária, emitir notas fiscais, calcular impostos e outras obrigações legais, o que contribuem com a saúde financeira da empresa.
Isso porque é por meio desses documentos que a contabilidade consegue realizar a escrituração fiscal e contábil, além de gerar os demonstrativos financeiros essenciais para o acompanhamento da empresa, auxiliando na tomada de decisões estratégicas e na identificação de possíveis problemas que precisam ser solucionados.
Lista de documentos
A seguir, listamos os principais documentos que devem ser entregues mensalmente à contabilidade:
1. Notas fiscais de entrada e saída:
São documentos que comprovam a compra de mercadorias e serviços e também a venda de produtos ou serviços prestados pela empresa. Essas notas fiscais são utilizadas para cálculo dos impostos e também como base para a contabilização de despesas e receitas.
2. Comprovantes de pagamento:
São documentos que comprovam o pagamento de despesas da empresa, como aluguel, energia elétrica, água, telefone, internet, entre outros. Esses comprovantes são importantes para o registro das despesas e para o cálculo dos impostos.
3. Extrato bancário:
O extrato bancário é o documento que registra todas as movimentações financeiras da empresa, como depósitos, saques, transferências, pagamentos de contas, entre outros. Esse documento é importante para a conciliação bancária, que consiste na comparação das informações do extrato bancário com as informações do livro caixa da empresa.
4. Livro caixa:
É o registro das movimentações financeiras da empresa em dinheiro, como recebimentos e pagamentos. Esse documento é importante para o controle do caixa da empresa e para a contabilização das receitas e despesas.
5. Folha de pagamento:
É o documento que registra as remunerações dos funcionários da empresa, incluindo salários, horas extras, comissões, entre outros. Essa informação é importante para o cálculo dos impostos e também para o controle das despesas com pessoal.
6. Declarações fiscais:
São documentos obrigatórios que devem ser entregues à Receita Federal, como a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (DIPJ) e a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF). Essas declarações devem ser entregues dentro do prazo estipulado pela Receita Federal.
Além desses documentos, existem outros que podem ser importantes conforme a atividade da empresa, como, por exemplo, os contratos de prestação de serviços, recibos de aluguel, entre outros.
Notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento
A entrega desses documentos é uma prática extremamente importante para garantir a transparência e legalidade das transações comerciais. Eles são uma forma de comprovar a compra e venda de produtos ou serviços, além de atestar que os impostos foram devidamente pagos.
A nota fiscal, por exemplo, contém informações sobre a operação comercial, como o valor dos produtos ou serviços, a quantidade, a data da transação, o nome do comprador e do vendedor, entre outras informações relevantes. Ela é uma obrigação legal, pois sua emissão é exigida por lei em todas as transações comerciais.
Já os recibos e comprovantes de pagamento são documentos que comprovam o pagamento de um produto ou serviço, indicando o valor pago, a data e a forma de pagamento, servindo para o comprador comprovar que efetuou o pagamento e para que o vendedor possa registrar a receita e controlar suas finanças.
Para além da importância da comprovação de compra e venda, eles também são fundamentais para a prestação de contas ao governo e para a geração de créditos tributários, como o ICMS, PIS e COFINS. Além disso, a falta de comprovação fiscal pode gerar multas e sanções fiscais, o que pode prejudicar tanto o vendedor quanto o comprador.
Falta de documentos, consequências para a gestão financeira
A ausência de documentos pode prejudicar a gestão financeira de uma empresa de várias maneiras. Algumas delas são:
- Impossibilidade de identificar o fluxo de caixa da empresa;
- Incapacidade de avaliar o desempenho financeiro da empresa;
- Falta de comprovação de despesas e receitas, o que pode levar a problemas
A falta de documentos pode ser ainda mais prejudicial em situações de fiscalização ou auditoria, pois a empresa pode ser multada ou ter problemas com o fisco fiscais.
Atualização constante dos registros contábeis
É fundamental para garantir a precisão das informações financeiras da empresa, a atualização constante dos registros contábeis. Isso porque, quanto mais atualizados estiverem os registros, mais facilmente será possível identificar desvios ou erros que possam estar prejudicando a saúde financeira da empresa.
Além disso, ela permite que a empresa possa planejar suas ações com base em informações precisas e atualizadas, o que é fundamental para o sucesso dos negócios.
Entrega de documentos à contabilidade e a transparência financeira
Quando os documentos são entregues à contabilidade com regularidade, a empresa demonstra que está comprometida em manter a transparência em suas operações financeiras, permitindo que contadores possam registrar com precisão todas as transações financeiras e reflita de forma fiel à realidade da empresa.
A transparência financeira é crucial para a confiança dos stakeholders, incluindo clientes, fornecedores e investidores.
Entrega de documentos no futuro
O futuro da entrega de documentos à contabilidade parece estar cada vez mais digital e automatizado. Com o avanço da tecnologia, as empresas contábeis estão buscando soluções para facilitar e agilizar o processo de entrega de documentos por parte dos seus clientes.
Uma das principais tendências é o uso de plataformas digitais, que permitem o envio de documentos de forma eletrônica e a realização de todo o processo de forma remota. Por meio das tecnologias como inteligência artificial e machine learning é possível a automatização de tarefas repetitivas e rotineiras, e o uso do blockchain, garante segurança e a autenticidade dos documentos.
A digitalização dos documentos, por exemplo, permitirá que a contabilidade possa ser realizada remotamente, o que pode ser especialmente útil em momentos de crise, como a pandemia de Covid-19.
