Não perca tempo: Conheça os documentos essenciais para enviar mensalmente à contabilidade

Para garantir uma gestão financeira eficiente e adequada, é fundamental manter a contabilidade da sua empresa sempre atualizada e organizada. E isso só é possível por meio do envio mensal de alguns documentos essenciais à contabilidade.

Esses documentos são fundamentais para que os profissionais responsáveis possam realizar a análise das movimentações financeiras da empresa, fazer a conciliação bancária, emitir notas fiscais, calcular impostos e outras obrigações legais, o que contribuem com a saúde financeira da empresa.

Isso porque é por meio desses documentos que a contabilidade consegue realizar a escrituração fiscal e contábil, além de gerar os demonstrativos financeiros essenciais para o acompanhamento da empresa, auxiliando na tomada de decisões estratégicas e na identificação de possíveis problemas que precisam ser solucionados.

Lista de documentos

A seguir, listamos os principais documentos que devem ser entregues mensalmente à contabilidade:

1.   Notas fiscais de entrada e saída:

São documentos que comprovam a compra de mercadorias e serviços e também a venda de produtos ou serviços prestados pela empresa. Essas notas fiscais são utilizadas para cálculo dos impostos e também como base para a contabilização de despesas e receitas.

2.  Comprovantes de pagamento:

São documentos que comprovam o pagamento de despesas da empresa, como aluguel, energia elétrica, água, telefone, internet, entre outros. Esses comprovantes são importantes para o registro das despesas e para o cálculo dos impostos.

3.  Extrato bancário:

O extrato bancário é o documento que registra todas as movimentações financeiras da empresa, como depósitos, saques, transferências, pagamentos de contas, entre outros. Esse documento é importante para a conciliação bancária, que consiste na comparação das informações do extrato bancário com as informações do livro caixa da empresa.

4.  Livro caixa:

É o registro das movimentações financeiras da empresa em dinheiro, como recebimentos e pagamentos. Esse documento é importante para o controle do caixa da empresa e para a contabilização das receitas e despesas.

5.  Folha de pagamento:

É o documento que registra as remunerações dos funcionários da empresa, incluindo salários, horas extras, comissões, entre outros. Essa informação é importante para o cálculo dos impostos e também para o controle das despesas com pessoal.

6.  Declarações fiscais:

São documentos obrigatórios que devem ser entregues à Receita Federal, como a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (DIPJ) e a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF). Essas declarações devem ser entregues dentro do prazo estipulado pela Receita Federal.

Além desses documentos, existem outros que podem ser importantes conforme a atividade da empresa, como, por exemplo, os contratos de prestação de serviços, recibos de aluguel, entre outros.

Notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento

A entrega desses documentos é uma prática extremamente importante para garantir a transparência e legalidade das transações comerciais. Eles são uma forma de comprovar a compra e venda de produtos ou serviços, além de atestar que os impostos foram devidamente pagos.

A nota fiscal, por exemplo, contém informações sobre a operação comercial, como o valor dos produtos ou serviços, a quantidade, a data da transação, o nome do comprador e do vendedor, entre outras informações relevantes. Ela é uma obrigação legal, pois sua emissão é exigida por lei em todas as transações comerciais.

Já os recibos e comprovantes de pagamento são documentos que comprovam o pagamento de um produto ou serviço, indicando o valor pago, a data e a forma de pagamento, servindo para o comprador comprovar que efetuou o pagamento e para que o vendedor possa registrar a receita e controlar suas finanças.

Para além da importância da comprovação de compra e venda, eles também são fundamentais para a prestação de contas ao governo e para a geração de créditos tributários, como o ICMS, PIS e COFINS. Além disso, a falta de comprovação fiscal pode gerar multas e sanções fiscais, o que pode prejudicar tanto o vendedor quanto o comprador.

Falta de documentos, consequências para a gestão financeira

A ausência de documentos pode prejudicar a gestão financeira de uma empresa de várias maneiras. Algumas delas são:

  • Impossibilidade de identificar o fluxo de caixa da empresa;
  • Incapacidade de avaliar o desempenho financeiro da empresa;
  • Falta de comprovação de despesas e receitas, o que pode levar a problemas 

A falta de documentos pode ser ainda mais prejudicial em situações de fiscalização ou auditoria, pois a empresa pode ser multada ou ter problemas com o fisco fiscais.

Atualização constante dos registros contábeis

É fundamental para garantir a precisão das informações financeiras da empresa, a atualização constante dos registros contábeis. Isso porque, quanto mais atualizados estiverem os registros, mais facilmente será possível identificar desvios ou erros que possam estar prejudicando a saúde financeira da empresa.

Além disso, ela permite que a empresa possa planejar suas ações com base em informações precisas e atualizadas, o que é fundamental para o sucesso dos negócios.

Entrega de documentos à contabilidade e a transparência financeira

Quando os documentos são entregues à contabilidade com regularidade, a empresa demonstra que está comprometida em manter a transparência em suas operações financeiras, permitindo que contadores possam registrar com precisão todas as transações financeiras e reflita de forma fiel à realidade da empresa.

A transparência financeira é crucial para a confiança dos stakeholders, incluindo clientes, fornecedores e investidores.

Entrega de documentos no futuro

O futuro da entrega de documentos à contabilidade parece estar cada vez mais digital e automatizado. Com o avanço da tecnologia, as empresas contábeis estão buscando soluções para facilitar e agilizar o processo de entrega de documentos por parte dos seus clientes.

Uma das principais tendências é o uso de plataformas digitais, que permitem o envio de documentos de forma eletrônica e a realização de todo o processo de forma remota. Por meio das tecnologias como inteligência artificial e machine learning é possível a automatização de tarefas repetitivas e rotineiras, e o uso do blockchain, garante segurança e a autenticidade dos documentos.

A digitalização dos documentos, por exemplo, permitirá que a contabilidade possa ser realizada remotamente, o que pode ser especialmente útil em momentos de crise, como a pandemia de Covid-19.

Fiscalização da Receita Federal: o que é e quais erros não cometer

Há quem pense que a fiscalização da Receita Federal afeta apenas as grandes empresas, mas esse processo está cada vez mais automatizado e o cruzamento de dados permite que a apuração seja mais criteriosa. Portanto, atualmente a Receita consegue encontrar irregularidades mesmo nos pequenos negócios.

Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)

O Sistema Público de Escrituração Digital, também chamado de SPED, reúne informações de várias fontes diferentes, englobando processos que envolvem a Escrituração Fiscal Digital, a Escrituração Contábil Fiscal, a Escrituração Contábil Digital, entre outros. 

O SPED entrou em vigor em 2008 atingindo empresas que trabalhavam com o lucro real, mas foi somente em 2014 que ele passou a abarcar também a grande maioria das empresas que trabalham com o lucro presumido. 

Além de simplificar a validação e a autenticação de documentos das escriturações contábil e fiscal das empresas, o SPED utiliza um fluxo computadorizado de informações para facilitar a fiscalização. Ele integra informações de interesse dos governos federal e estadual, cruzando os dados.

Transações financeiras

Se a Receita Federal perceber que suas movimentações financeiras são incompatíveis com a sua receita isso pode trazer problemas. O sistema de cruzamento de dados pode apontar divergências e então será necessário comprovar as movimentações.

Por isso, o ideal é sempre estar com as obrigações em dia e de acordo com a legalidade. Isso é importante para que a empresa se mantenha segura e o empreendedor mais tranquilo para cumprir suas funções.

Se não tiver atenção à contabilidade, uma empresa também pode cometer erros sem perceber. Se este é o seu caso saiba que a Receita Federal dá a possibilidade para as empresas notificadas de se autorregularem. A Brasct pode ajudá-lo a regularizar a situação e estar em dia com o fisco. 

Confira algumas das dicas que preparamos e saiba quais erros você não deve cometer:

1. Escolher o CNAE errado

CNAE é a Classificação Nacional de Atividades Econômicas e deve ser escolhido por qualquer empresa no momento do registro no CNPJ. Apesar de parecer algo simples, escolher um CNAE que não condiz com a atividade da empresa é um erro grave. 

Além de correr o risco de ter problemas com a Receita Federal, ao escolher o CNAE errado você pode acabar pagando impostos a mais.

2. Não emitir Nota Fiscal

Esse é um erro gravíssimo e perigoso. Não vale a pena entrar na ilegalidade e correr esse risco. Uma outra razão para emitir as notas fiscais corretamente é manter a credibilidade do seu negócio perante os clientes. 

3. Não ter atenção ao fazer a recuperação tributária

A sua empresa pode estar pagando impostos a mais e, neste caso, com um planejamento tributário bem feito é possível beneficiar-se de uma recuperação tributária dentro da lei. Essa é uma alternativa que muitas empresas utilizam para sair da crise, melhorar o caixa da empresa e impulsionar as finanças.

A recuperação do crédito tributário demanda uma revisão minuciosa e a análise detalhada de várias informações. Entretanto, com o auxílio de um bom escritório de contabilidade isso é possível.

A recuperação tributária também é importante para: identificar e corrigir falhas; minimizar os riscos de autuações e multas; ajustar a carga tributária e melhorar a gestão financeira do negócio.

4. Ignorar notificações tributárias

Se a sua empresa vier a receber notificações da Receita Federal a pior alternativa é ignorá-las. Isso pode ocasionar o aumento da multa, negativação da empresa e até falência. 

Em situações como essa o melhor é avaliar a situação com um bom escritório de contabilidade para fazer o que é preciso para regularizar a empresa. Como dissemos anteriormente, a Receita Federal dá a possibilidade para as empresas notificadas de se autorregularem. O importante é buscar ajuda especializada. 

5. Não contratar um bom suporte contábil

Contabilidade é um assunto sério, que demanda muito trabalho e conhecimento dos profissionais. Não entregue para pessoas que não entendem do assunto ou para quem você não confia. 

Além disso, uma contabilidade diferenciada, como a Brasct, é capaz de fazer muito mais do que apenas mantê-lo protegido e de acordo com a lei. Uma contabilidade bem preparada pode auxiliar seu negócio e ajudá-lo a crescer.

A Brasct, além de possuir 49 anos de mercado em contabilidade, também tem profissionais muito bem capacitados para auxiliar os clientes em processos de gestão de equipe, parametrização de sistemas, consultoria financeira e até mesmo gestão de pessoas.


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